Как избавиться от «врожденных» недостатков MS Excel и значительно повысить эффективность работы финансово-экономических подразделений, сохранив, при этом, все полезные навыки и наработки?

---

Коллеги, доброго всем вам времени суток!

Зовут меня Ренат Абибулаев, и представляю я небольшую, но симпатичную Питерскую компанию – «Нео Лоджикс», являясь одним из ее основателей, и, по совместительству – генеральным директором.

Обычно самый пик работ по подготовке к очередному бюджетному циклу в большинстве отечественных компаний приходится на последний квартал года.  И именно в этот период многим из вас приходится усиленно корпеть над цифрами, и финансовыми показателями, формируя бюджеты на предстоящий период. Но, похоже, состояние “конца года” у нас несколько затягивается….

Как все мы знаем, задачи прогнозирования будущего финансового состояния компании в современных (и особенно – в современных) условиях, как правило, плохо формализуемы, и часто требуют значительных усилий и немалых затрат времени. А ведь оно – время – наш самый ценный и, более того, невосполнимый ресурс.

Наша практика, а также различные опросы и исследования показывают, что даже большие компании в качестве основного инструмента подготовки предварительной версии операционных и даже сводных бюджетов используют MS Excel. Вот тут-то мы и решили поискать скрытые резервы для экономии этого самого ресурса – времени.

Как выглядит “обычный” процесс бюджетирования с использованием электронных таблиц? Как-то так…

– для увеличения кликните по изображению левой кнопкой мыши –

Сначала «наверху» создается так называемая «мастер-таблица», которая затем адаптируется к нуждам/потребностям конкретных конечных пользователей и посредством электронной почты рассылается/доставляется этим самым пользователям. Далее, каждый бизнес-пользователь заполняет полученную таблицу/таблицы соответствующими данными.

После того как все данных внесены в рабочие таблицы, пользователи должны отправить их обратно «наверх» – в «центр консолидации». Делается это также посредством почтового клиента. Инициатор, собрав все исходные файлы рабочих таблиц должен вручную проверить все полученные таблицы на предмет ошибок, опечаток, корректности формул, ссылок, пропусков данных и т.п. После получения и проверки всей необходимой информации, таблицы также вручную «консолидируются» в сводную таблицу, данные которой в дальнейшем используются для формирования отчетов, графиков и презентаций для предоставления, например, совету директоров и/или учредителям.

С другой стороны, в больших компаниях, использующих множество самых разнообразных систем сбора, учета и обработки информации совсем не просто отыскать, так называемый «единственный источник правды». Особенно, когда дело касается отчетности по KPI и планирования на следующий учетный/налоговый период. В связи с чем многим компаниям приходится постоянно прилагать значительные усилия для сбора и консолидации данных из множественных источников в одну базу данных, для последующей обработки этих данных посредством электронных таблиц.

– для увеличения кликните по изображению левой кнопкой мыши –

Неизбежными и не всегда очевидными недостатками такого бизнес-процесса являются:

• недостаточная прозрачность данных, по причине использования множества сложных формул, которые используют множество ссылок между множеством промежуточных рабочих таблиц
• риск «получения» ложных данных при использовании ручного импорта
• страх поломки/сбоя модели, который только возрастает по мере увеличения объема обрабатываемых данных и количества используемых для их ввода и хранения таблиц Excel.

Не правда ли, знакомая картина?

Тем не менее, финансовые менеджеры любят Excel и используют его даже там, где без него можно было бы и обойтись. А любят они его, как нам кажется, еще и потому, что только с помощью Excel они могут САМОСТОЯТЕЛЬНО, пусть и с излишними трудозатратами, решать большинство из стоящих перед ними задач.

Например, они могут построить бюджетную модель предприятия «с нуля», или же внести необходимые корректировки в существующую, а затем использовать актуальную модель для целей прогнозирования будущих финансовых результатов, не прибегая, при этом, к помощи “умников” из соседнего ИТ-департамента.

Некоторое время тому назад многие консалтинговые фирмы, особенно производители и поставщики «взрослых» систем бюджетирования, предрекали скорую и неизбежную кончину табличных приложений. Но, даже если судить только по числу публикаций на тему Excel в журнале «Финансовый директор», он и поныне живее всех живых.

Да. Excel бесспорно хорош. Хорош. Но не идеален. При использовании ранее описанной схемы планирования с использованием табличных приложений неизбежно возникает целый ряд проблем:

• высокие (и возрастающие при увеличении объемов передаваемой информации и количества участников процесс) риски сбоя информационной безопасности при передаче файлов от низовых структур (бизнес-единиц, БЕ) к центру или центрам консолидации (ЦК)
• неизбежная “ручная” обработка большого количества “тяжелых” файлов
• высокая вероятность расхождения между данными БЕ и ЦК
• сложности хранения и сравнения различных версий данных (архивные данные прошлых периодов)
• затруднен одновременный доступ к изменению данных (проблемы многопользовательской работы).

И как же нам со всем этим быть?

С подобными проблемами Excel, столкнулась и Эльвира Степанова – финансовый директор Финско-российской торговой палаты (ФРТП). И свою историю она рассказала в статье “Решение Финско-российской торговой палаты”…

Однако, прежде чем продолжить, открою Вам небольшой секрет…

Так уж вышло, что первоначально интервью с Эльвирой Степановой на эту тему довелось готовить мне, поскольку именно наша компания и помогала ей в решении перечисленных далее проблем.

К публикации данный материал изначально предполагался именно как интервью. Но редакции журнала «Финансовый директор» настолько понравилось эта история успеха, что они решили опубликовать выдержки из интервью как отдельную статью, но уже, к сожалению, без указания интервьюера, видимо, чтобы не делать нам бесплатной рекламы … Ну, не беда, главное, что статья появилась в печати и эту успешную историю узнали тысячи читателей журнала…

Но вернемся к истории ФРТП…

Напомню, что происходило все это в самый разгар бюджетной кампании. Поскольку статья небольшая, позволю себе процитировать ее полностью.

Итак, Проблема?

Решение…

Результат!

Таким, весьма неожиданным, лекарством, как можно понять из материалов статьи, оказался продукт Palo для Excel от немецкой компании Jedox. Основатель компании – Кристиан Рау – говоря об истории появления данного продукта, рассуждал примерно так: Зачем нам ругать Excel? Он этого не заслуживает. Ведь в мире насчитывается около полу миллиарда пользователей. Зачем их переубеждать и разочаровывать? Наоборот, надо с толком использовать эту многомиллионную любовь.

Сказал и сделал. Создал продукт, который стал не заменителем, а УСИЛИТЕЛЕМ Excel. То есть, он оставил финансовым менеджерам их любимую игрушку Excel, но добавил в стандартное меню «свою кнопку» с названием «PALO». За которой, как оказалось, скрывается целое множество новых возможностей и функций.

Но, как мы понимаем, найти инструмент – это только половина дела. И даже может быть четверть… Этот инструмент надо ведь еще внедрить. А это, обычно, стоит немалых денег и занимает изрядно времени – до полугода и более…

Но история, которую мы Вам сейчас рассказываем, имеет счастливое окончание.

И вот что было сделано в рамках освоения продукта:

• Внедрена полная бюджетная модель ФРТП;
• Настроен и выполнен импорт фактических показателей текущего и предыдущего финансовых периодов;
• Общее время, потраченное на создание рабочей версии модели (или общая скорость внедрения) – три недели…

Указанные результаты приятно удивили даже для нас.

Чтобы быть совсем уж честными, следует немного поправить подзаголовок рассматриваемой статьи. Там сказано, что добиться указанных результатов Эльвире Степановой удалось «не затратив ни рубля». Да. Это справедливо по отношению к используемому программному продукту, который действительно может устанавливаться и использоваться совершенно бесплатно. Но для «смены парадигмы» ей все же потребовалась некоторая внешняя помощь. Которая и была ей нами оказана. И помощь эта заключалась в создании прототип модели, настройке базовой схемы импорта/загрузки данных и проведении базового обучения по функционалу PALO. И на все это потребовалось около 8 часов консультаций.

Вся остальная работа по построению модели и заполнению ее данными действительно была проведена бизнес пользователем (финансовым директором) самостоятельно, поскольку в Palo “всё просто и понятно”.

Просто, как девиз нашего проекта - «Бери и делай!»

Как мы видим, решение (а на самом деле оно даже не одно) для усиления и оптимизации Excel существует, и приносит обещанные плоды, т.е. позволяет реально экономить время пользователя.

Если вы обратили внимание, то в начале статьи говорилось о том, что «процесс проверки правильности занесенной в таблицы информации, а также корректности консолидированных данных занимал довольно много времени: зачастую – целый рабочий день».

А в конце – «проверка занесенных данных занимает – максимум 1 (один) час».

Есть разница – «Один День (~ 8 часов)» и «Один Час»?

Есть. И существенная.

---

Итак, рецепт спасения найден!

Для усиления и оптимизации работы с Excel вам просто необходим PALO!

Используя Palo можно все формулы и ссылки из Excel, «переложить» в формулы Palo (так называемые «правила» или «rules»), а коллекции файлов/книг и листов Excel – трансформировать в кубы, при этом аналитические признаки (списки Excel) будут преобразованы в элементы измерений кубов. Таким образом, мы осуществим логичный переход от «чистого» и универсального Excel к более эффективной связке/комбинации:

В рассматриваемой “связке” PALO выполняет роль внешней (отдельной от Excel) базы данных (к тому же еще и многомерной, MOLAP), а сам MS Excel, используется как инструмент или интерфейс доступа к этой базе. Иногда также говорят, что в данном случае Excel исполняет роль «клиента» сервера многомерной OLAP базы Palo. Название, в данном случае, вторично.

Главное, что использование указанной связки для решения задач планирования, бюджетирования и консолидации данных будет на порядок эффективнее «чистого» продукта.

И последнее замечание.

В качестве клиента (средства доступа к MOLAP серверу), кроме Excel, может использоваться и его бесплатный «аналог» – Calc, входящий в конкурирующий с MS Office пакет OpenOffice, тоже, кстати, бесплатный. А еще их можно использовать совместно!  Мы ведь помним, что задачу снижения затрат, в том числе и на ИТ-расходы, никто не отменял, особенно в наши не простые времена…

Наш вклад в решение ваших проблем

В качестве скромного вклада в борьбу с тотальной нехваткой времени, позвольте представить вашему вниманию первый кейс нового видео-курса «Palo как эффективный инструмент финансиста…»

В этом кейсе мы покажем:

• Как просто и элегантно выполнить преобразование и перенос бюджетной модели, реализованной средствами Excel, в более прогрессивную и эффективную среду, поддерживаемую компонентами программы PALO для Excel
• Как быстро и безошибочно перенести аналитику из существующей модели, в новую структуру данных
• Как простейшими средствами автоматизировать перенос довольно больших массивов данных из «старой» модели в «новую»

И это только верхушка айсберга…

В качестве «методологической» основы предлагаемого информационного продукта мы использовали один из кейсов серии «Excel и бюджетирование», раздела «Дополнительные материалы» журнала «Финансовый директор». Таким образом, все желающие смогут самостоятельно сравнить и оценить результаты решения одной и той же «типовой» задачи различными средствами.

Учитывая упомянутую выше скорость адаптации и внедрения решений с использованием PALO, у вас появляется реальная возможность, прямо сейчас приступить к изучению и применению на практике подходящих вам рекомендаций и методов, изложенных в предлагаемом курсе.

А эффектом от применения полученных знаний будет та самая ЭКОНОМИЯ, точнее ОСВОБОЖДЕНИЕ значительной/существенной части вашего рабочего времени, которое смело можно будет использовать для решения более интересных задач и других не мене приятных вещей…

Что же Вас ждет внутри этой симпатичной виртуальной коробки?

Старые задачи – новые решения

В первой части кейса мы описываем основные проблемы, связанные с использованием Excel для задач бюджетирования и консолидации:

• Объясняем, зачем все это создавалось, почему в качестве инструмента-усилителя выбран именно PALO, для кого этот курс предназначен и кому он может быть полезен
• Рассказываем на примере исследования известной консалтинговой компании с какими проблемами и вызовами сталкиваются наши коллеги на «диком» западе, каким образом и при помощи чего они с ними пытаются справиться, что у них получается и как это сказывается на эффективности процессов бюджетирования и консолидации, и на эффективности самих компаний, указанные методы применяющих
• Определяем и фиксируем 5 (пять) главных признаков, которые позволяют определить, переросли ли ваши бизнес-процессы «чистый» Excel, а также проводим мини стресс-тест текущего состояния вашей системы бюджетирования (не очень серьезный)
• Анализируем проблемы и вопросы, реально волнующие работников отечественной сферы управления финансами на примере материалов (кейсов), размещенных в журнале «Финансовый директор»

Далее мы довольно подробно анализируем и разбираем практический кейс по трансформации модели, разработанной средствами Excel, на платформу с поддержкой PALO:

• Осуществляем общую постановку задачи
• Определяем и классифицируем используемые аналитические признаки
• Создаем рабочую базу
• Создаем измерения и кубы. Заполняем измерения данными из Excel
• Создаем и настраиваем представление (вид) данных
• Создаем и добавляем расчетные формулы
• Определяем и приводим пример использования бизнес-драйверов
• Строим график и бюджет движения ДС
• Демонстрируем простейшие механизмы импорта данных из «внешних» источников
• Проводим сравнительный анализ решений на основе «чистого» Eхcel и с использованием «усилителя» Palo for Excel

И, наконец, в заключительной части:

• Рассматриваем пути и возможности дальнейшего расширения сфер применения приложения Palo, а также приводим краткое описание линейки «родственных» программных продуктов, позволяющих это расширение осуществить
• Приводим перечень вопросов, касающихся программно продукта PALO, наиболее часто поступающих в нашу службу поддержки, и, разумеется, приводим ответы на них
• Даем краткое описание назначения и порядка использования файлов, включенных в раздел «Приложения»
• Приводим несколько весьма, на наш взгляд, полезных ссылок на ресурсы, имеющие отношения к рассматриваемой в видео курсе тематике

7 Преимуществ и выгод, которые вы получаете вместе с нашим продуктом…

1. ДОСТУПНОСТЬ. Основной принцип (оно же и преимущество) нашего продукта – «Бери и делай». Никакой раскачки – взял и сразу повторил. Отбросьте свои страхи и опасения! Мы уверены, что успех Финско-российской торговой палаты вы сможете повторить и даже превзойти.

2. ПРОСТОТА и НАДЕЖНОСТЬ. Модель Palo, представленная в инфо-продукте, проще и надежнее, чем оригинальная модель, реализованная в «чистом» Excel. Спросите – почему ?  А все просто: в оригинальном бюджете продаж используется, как минимум 540 формул; в нашей же модели данного бюджета используется ТОЛЬКО ОДНА формула. На кол-ве в 540 формул гораздо больше шансов ошибиться, не правда ли? А теперь и вы узнаете, как добиться такой простоты и, как следствие, большей надежности.

3. КОМПАКТНОСТЬ. Изучение практической части (Часть 3 видео-кейса) занимает всего лишь ~ 40 минут и сопровождается конкретными пошаговыми инструкциями. Фирменное руководство пользователя по системе Palo весьма объемное для быстрого погружения в систему. Это без малого 300 страниц, причем на английском языке. И таких руководств – целая серия. Так, что экономия вашего драгоценного времени получается весьма существенная.

4. МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ. Основываясь только на информации из фирменных руководств по системе Palo сложно получить ответ на вопрос: «А каким образом я смогу реализовать ту или иную задачу?» Разбираемые в видео-кейсе примеры позволяют получить ответы и на вопросы такого рода.

5. СРАВНИМОСТЬ (ДВА в ОДНОМ).  Вы сможете увидеть сразу две реализации одной и той же задачи:

• в «чистом» Excel (пакет исходных материалов);
• и с использованием УСИЛИТЕЛЯ Excel – системы Palo.

Оценив РАЗНИЦУ между двумя способами решения, вы убедитесь, что она будет весьма ЗАМЕТНОЙ.  Но самое главное заключается в другом – вы получите “универсальный” алгоритм «перевода» любой модели Excel в систему Palo, который сможете самостоятельно применить к своим моделям, ранее реализованным в Excel.

6. РАСШИРЕННАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ.  Мы предлагаем не просто повтор кейса из журнала «Финансовый директор» «один в один» в новой системе. Наше решение добавляет сразу несколько новых «фишек», которые в принципе отсутствовали в оригинальной модели. Например, пример бюджетного управления с использованием т.н. “бизнес-драйверов”.

7. РАЗУМНАЯ ЦЕНА, ОСНОВАННАЯ НА СТОИМОСТЬ РЕСУРСА.  Нет, мы не ошиблись, назвав именно данную выгоду. Стоимость 1 часа консультанта по внедрению или обучению системам бюджетирования обойдется вам не менее чем в 2500 тысячи рублей за час работы. За это время вы сможете реально рассмотреть только ИНТЕРФЕЙС программы, с которой собираетесь работать, иначе говоря – изучите только её меню.  В нашем же случае всего за 1650 рублей вы получаете 4 часа консультационных услуг и гарантированно приобретаете основные навыки, необходимые для самостоятельного построения бюджетной модели своего предприятия с использованием Excel, “усиленного” возможностями PALO. При этом, 3 часа – это продолжительность видео-кейса, а еще один час – это “живые” консультации по существенным для вас вопросам.

Вопросов больше не осталось?

Тогда Смело и Решительно Нажимаем На ЭТУ Кнопку…

Все {Таки} Сомневаетесь? 

---

Ну, давайте еще раз оценим, что же Вы получаете в ИТОГЕ…

В первой части кейса, общей продолжительностью 56 минут мы описываем основные проблемы, связанные с использованием Excel для задач бюджетирования и консолидации:

• Объясняем, зачем все это создавалось, почему в качестве УСИЛИТЕЛЯ выбран именно PALO, для кого этот курс предназначен и кому он может быть полезен
• Рассказываем на примере исследования известной консалтинговой компании с какими проблемами и вызовами сталкиваются наши коллеги на «диком» западе: каким образом и при помощи чего они с ними пытаются справиться, что у них получается и как это сказывается на эффективности процессов бюджетирования и консолидации, а также на эффективности самих компаний
• Определяем 5 (пять) главных признаков, которые позволяют определить, переросли ли ваши бизнес-процессы «чистый» Excel, а также проводим мини стресс-тест текущего состояния вашей системы бюджетирования (не очень серьезный)
• Анализируем проблемы и вопросы, реально волнующие работников отечественной сферы управления финансами на примере материалов (кейсов), размещенных в журнале «Финансовый директор»

Далее, во второй части, продолжительностью около 45 минут, мы довольно подробно анализируем и разбираем практический кейс по трансформации модели, разработанной средствами Excel, на платформу PALO для Excel:

• Осуществляем общую постановку задачи
• Определяем и классифицируем используемые аналитические признаки
• Создаем рабочую базу
• Создаем измерения и кубы. Заполняем измерения данными из Excel
• Создаем и настраиваем представление (вид) данных
• Создаем и добавляем расчетные формулы
• Определяем и приводим пример использования бизнес-драйверов
• Строим график и бюджет движения ДС
• Демонстрируем простейшие механизмы импорта данных из «внешних» источников
• Проводим сравнительный анализ решений на основе «чистого» Eхcel и с использованием «усилителя» Palo для Excel

Демонстрационная база в комплекте с инструкцией по ее подключению предоставляется по запросу

И, наконец, в третьей и заключительной части, продолжительностью около 79 минут мы с вами:

• Рассматриваем возможности дальнейшего расширения сфер применения приложения Palo, а также приводим краткое описание линейки «родственных» программных продуктов, позволяющих это расширение осуществить
• Приводим перечень наиболее популярных вопросов по системе Palo поступающих в нашу службу поддержки и, разумеется, приводим ответы на них
• Даем краткое описание назначения и порядка использования файлов, включенных в раздел «Приложения»

Таким образом, можно обоснованно утверждать, что вы получаете качественный и оригинальный пакет консалтинговых услуг, оформленный в формате «видео кейса», общей продолжительностью более 3-х часов «чистого» времени!

3 часа консультаций при средней цене 2000 (минимум) рублей за 1 час = 6000 руб.

Кроме того, все покупатели, оплатившие свой заказ до 30 мая 2015 года получают дополнительно 1 (один) час живых консультаций на тему видео кейса в формате вопросов-ответов по электронной почте.

1 час консультаций при средней цене 2000 рублей за 1 час = 2000 руб.

Реальную стоимость 80-ти страничного мини-курса в формате *.pdf, как и всех остальных сопутствующих материалов мы просто выносим за скобки.

В итоге, как и было сказано в видео презентации, ВСЕГО за 1650 (одну тысячу шестьсот пятьдесят) рублей вы получаете в свое распоряжение пакет консалтинговых услуг общей стоимостью никак не менее 8000 (восьми тысяч) рублей!

И все это при 100% гарантии возврата ваших средств, если вдруг вы почувствуете себя обманутыми или разочарованными (в части полученных материалов, и при выполнении всех наших инструкций, разумеется)

И разве ЭТО не Подарок? Тогда ЧЕГО же мы ждем?

Количество лицензий {реально} ограничено!